글 목록에 비슷한 제목이 많아졌다면 새 글 작성을 잠시 멈추고 기존 문서가 무엇을 맡고 있는지 살펴볼 필요가 있습니다. 표현이 닮았다는 이유만으로 모두 중복인 것은 아니지만, 제목이 달라도 같은 답을 반복할 수 있습니다. 문서별로 독자가 얻을 정보와 이후 행동을 적으면 겹치는 구간이 보입니다.
각 문서의 역할을 동사로 적어보기
이해하기, 비교하기, 준비하기, 신청하기처럼 독자가 글을 통해 할 수 있게 되는 일을 짧게 적습니다. 같은 동사를 썼더라도 판단할 대상과 조건이 다르면 별도의 설명이 필요할 수 있습니다. 반대로 문서의 핵심 답과 활용 상황이 모두 같다면 두 글을 유지할 이유를 확인해야 합니다. 첫 문단만 읽지 말고 본문에서 실제 제공하는 내용을 기준으로 역할을 정합니다.
유지와 보완, 통합 검토를 구분하기
서로 다른 질문에 충분한 답을 주는 글은 유지하고, 빠진 정보가 있는 글은 보완 대상으로 표시합니다. 같은 내용을 반복하는 문서는 현재 어떤 주소가 외부에 공유돼 있는지와 수정 가능한 범위를 살펴본 뒤 정리 방식을 결정하세요. 자료를 확인하지 않은 채 오래된 글부터 일괄 삭제하면 필요한 안내나 연결 경로를 잃을 수 있습니다. 정리 이유와 대상 주소를 남기는 것이 중요합니다.
독자가 고를 수 있는 안내를 남기기
역할이 다른 두 글을 유지한다면 제목과 소개문에서도 그 차이가 드러나야 합니다. 비교 기준을 찾는 사람과 방문 준비를 확인하는 사람이 적절한 문서를 선택할 수 있게 설명하세요. 내부 링크도 관련 있다는 이유만으로 넣지 말고 다음에 어떤 질문을 해결할 수 있는지 밝혀줍니다. 문서 정리는 개수를 줄이는 작업보다 각 글이 존재하는 이유를 명확하게 만드는 작업에 가깝습니다.
‘유지와 보완, 통합 검토를 구분하기’의 이전 버전을 다시 찾을 수 있게 보관하기
‘유지와 보완, 통합 검토를 구분하기’가 수정될 때 이전 파일을 덮어쓰기만 하면 ‘비슷한 글이 쌓였을 때 원고별 역할을 다시 나누는 순서’의 설명이 왜 달라졌는지 확인하기 어렵습니다. 파일명이나 관리표에 수정 날짜와 버전, 변경한 사람을 남기고 ‘각 문서의 역할을 동사로 적어보기’의 이전 문장과 새 문장을 비교할 수 있게 보관합니다. 〈같은 동사를 썼더라도 판단할 대상과 조건이 다르면 별도의 설명이 필요할 수 있습니다〉 설명을 실행 순서로 바꾸면, 공개할 필요가 없는 내부 검토본은 검색 결과에 노출되는 위치와 분리하고, 실제 기준으로 쓰는 문서에는 현재 상태를 분명히 표시합니다. ‘독자가 고를 수 있는 안내를 남기기’에서 과거 안내를 인용해야 한다면 당시 기준임을 밝히고 지금 적용되는 정보로 이동할 경로를 함께 제공해야 버전 차이가 오해로 이어지지 않습니다.
‘독자가 고를 수 있는 안내를 남기기’의 변경 이력을 독자가 보는 화면과 맞추기
수정 이력에는 ‘독자가 고를 수 있는 안내를 남기기’를 고친 날짜뿐 아니라 무엇이 달라졌고 어느 화면까지 반영했는지를 적습니다. 내부 문서의 완료 표시와 공개된 ‘비슷한 글이 쌓였을 때 원고별 역할을 다시 나누는 순서’의 상태가 다를 수 있으므로 게시 주소에서 ‘각 문서의 역할을 동사로 적어보기’, ‘유지와 보완, 통합 검토를 구분하기’, ‘독자가 고를 수 있는 안내를 남기기’를 다시 확인한 뒤 완료로 바꿉니다. 〈같은 동사를 썼더라도 판단할 대상과 조건이 다르면 별도의 설명이 필요할 수 있습니다〉 설명을 실행 순서로 바꾸면, 이전 안내를 삭제해야 한다면 오래된 주소로 들어온 사람이 현재 기준을 찾을 수 있는지도 살핍니다. ‘각 문서의 역할을 동사로 적어보기’의 단어만 바꾼 경미한 편집과 ‘유지와 보완, 통합 검토를 구분하기’의 조건이 달라진 내용 변경을 구분해 두면 다음 담당자가 재검토 범위를 과도하게 넓히거나 중요한 변경을 놓치지 않습니다.
‘각 문서의 역할을 동사로 적어보기’의 요약과 ‘유지와 보완, 통합 검토를 구분하기’의 상세 설명 연결하기
‘비슷한 글이 쌓였을 때 원고별 역할을 다시 나누는 순서’의 핵심 답은 앞부분에서 짧게 확인할 수 있어야 하지만, 요약만으로 ‘각 문서의 역할을 동사로 적어보기’의 조건을 모두 대신할 수는 없습니다. 요약에는 누구에게 어떤 판단이 필요한지 적고, ‘유지와 보완, 통합 검토를 구분하기’에서는 근거와 절차를, ‘독자가 고를 수 있는 안내를 남기기’에서는 예외와 다음 행동을 순서대로 풀어냅니다. 〈같은 동사를 썼더라도 판단할 대상과 조건이 다르면 별도의 설명이 필요할 수 있습니다〉 설명을 실행 순서로 바꾸면, 앞의 한 문장이 뒤의 상세 설명보다 강한 약속으로 읽히지 않는지 비교하고, 상세 문단을 읽지 않아도 된다는 인상을 주는 단정 표현은 조정합니다. 마지막에는 새 홍보 문구를 반복하기보다 ‘각 문서의 역할을 동사로 적어보기’에서 시작한 질문에 어떤 범위까지 답했는지를 정리해 글의 처음과 끝을 맞춥니다.